أسطورة إدارة الوقت

كثيراً ما نشكو من عدم قدرتنا على تنظيم أوقاتنا، وعدم تمكننا من إنجاز أعمالنا بالكفائة المطلوبة، كما قد يشكو البعض من ضيق الوقت، أو أن ساعات اليوم تمر سريعاً دون أن نتمكن من أداء الكثير من المهام والأعمال. وعلى أي حال فالأمر يعود في النهاية إلى سوء استخدام الوقت أو عدم التركيز على إدارة أوقاتنا بشكلٍ فعال.

يحتوي اليوم على أربع وعشرين ساعة ، لا تزيد ولا تنقص، نتفق جميعاً في أننا نمتلك نفس العدد من الساعات في اليوم، ولكننا نختلف في إدارتنا وتنظيمنا لهذه الساعات، أو بالأحرى إدارتنا لأنفسنا خلال هذه الساعات.

وبعيداً عن الحديث عن أهمية الوقت -  فلا شك أننا ندرك ذلك جيداً –  دعونا نتحدث عن هذا الموضوع في النقاط التالية والتي تمثل قواعد عملية تساعدك على إدارة وقتك والاستفادة منه أعظم استفادة ممكنة


 1-     أسطورة إدارة الوقت:
لا بد أن تؤمن أولا بحقيقة مهمة وهي أنك في الواقع لا تقوم بإدارة الوقت، فالوقت ثابت لا يتغير (يوجد دائماً 24 ساعة في اليوم) وإنما تقوم بإدارة ذاتك وما تقوم به خلال ما تملكه من وقت.

2-     اكتشف سارق أوقاتك :
ابدأ باكتشاف الأمور التي تعمل على سرقة وقتك وإهداره، وذلك عن طريق القيام بتتبع ما تقوم به من أعمال وأنشطة وكيف تقضي وقتك بالتفصيل خلال اليوم ، وقم بتسجيل ذلك لبضعة أيام، اكتب كل عمل قمت به والمدة التي استغرقتها في أداء هذا العمل، ثم قيم أهمية ما قمت به من أعمال ومدى مناسبتها لمقدار الوقت الذي أُنجزت فيه.

3-     استعد لكل يوم ورتب أولوياتك:
قم بإعداد قائمة بالمهام المطلوبة ورتبها حسب الأهمية، وقم بتمييز المهام اليومية المعتادة  لتجنب التعارض، وراعي ترتيب أولوياتك سواء عند وضع خطة طويلة لتنظيم وقتك أو عند إعداد لائحة المهام.

4-     تعلم أن تقول "لا":
عند القيام بأي عمل راجع أهداف هذا العمل وترتيبه على سلم أولوياتك لتعرف الحجم الحقيقي لهذا العمل، وبذلك تتعلم أن تقول "لا" للأمور غير الضرورية.

5-     راقب وقيم أدائك:
تتبع إدارتك لوقتك على مدار ساعات اليوم، واستخدام أداة للتنبيه (كساعة أيقاف Stop Watch مثلاً) ، وركز على التخلص من العادات التي تهدر الوقت، على سبيل المثال ضع لنفسك هدفاً لمدة أسبوع بأنك ستحرص على عدم الرد على المكالمات الشخصية خلال ساعات العمل وقيم أدائك في نهاية الأسبوع.

6-     استجب لدعوة جسمك للاستراحة:
عندما تحس بأن جهازك العصبي يتلقى إشارات مفادها احتياجك للاستراحة ينبغي أن تسارع لتلبية هذه الرغبة، ولو لدقائق معدودة، لأن الإجهاد الزائد يقلل الكفائة ويستهلك المزيد من الوقت.

7-     التفويض:
لا تضيع وقتك في عمل طالما أن هناك من يستطيع القيام به نيابة عنك وبالكفائة المطلوبة.

8-     حدد وقتاً لكل مهمة:
قراءة البريد الإلكتروني والرد على الرسائل كفيلة باستهلاك اليوم بأكمله فاحرص على تحديد مدة لكل مهمة.

9-     استفد من كل دقيقة:
استغل أوقات الانتظار والأوقات البينية في الأنشطة الخفيفة مثل: قراءة كتيب أو الاستماع إلى مادة تدريبية أو القيام ببعض الاتصالات الضرورية أو غير ذلك.

10-الجودة في العمل تحتاج الوقت الكافي:
إعطاء العمل وقته الكافي يجنبك استهلاك المزيد من الوقت في تصحيح الأخطاء الناتجة عن التسرع.

ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق